Văn phòng trọn gói là xu hướng phát triển mới nhằm đáp ứng nhu cầu về không gian làm việc chuyên nghiệp, độ linh hoạt cao và chia sẻ không gian chung nhằm tiết kiệm chi phí tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây cũng chính là lý do mà các đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói xuất hiện ngày một nhiều, khiến cho doanh nghiệp “đau đầu” trong việc lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp, uy tín.
Văn phòng trọn gói là gì?
Văn phòng trọn gói là dịch vụ văn phòng được cung cấp đầy đủ từ hạ tầng văn phòng (điện, mạng, điều hòa, trần, thảm…), nội thất văn phòng (bàn, ghế, tủ, kệ…), đến tiện ích văn phòng (nước uống, trà, cafe, tủ lạnh, lò vi sóng, in ấn, photocopy…) để doanh nghiệp thuê văn phòng có thể sẵn sàng làm việc mà không cần tốn chi phí đầu tư ban đầu.
Thuê một văn phòng trọn gói không giống như không gian văn phòng truyền thống. Bởi vì mặc dù bạn là người thuê duy nhất trong không gian làm việc, nhưng bạn chỉ việc quản lý công việc kinh doanh và không gian làm việc của riêng mình. Và không giống như không gian làm việc chung, bạn sẽ nhận được cả lợi ích cộng đồng mà vẫn đảm bảo được quyền riêng tư của mình.
Văn phòng trọn gói có lợi như thế nào với doanh nghiệp?
Có một số yếu tố bạn nên cân nhắc khi chọn nơi đặt trụ sở doanh nghiệp của mình. Và một văn phòng trọn gói có thể là một lựa chọn tuyệt vời hơn việc thuê một văn phòng truyền thống hoặc sử dụng không gian làm việc chung:
1. Tính linh hoạt trong nhiều vấn đề – Ưu điểm lớn nhất khi cho thuê văn phòng trọn gói
Chuyển đến một không gian văn phòng truyền thống yêu cầu bất kỳ tổ chức nào phải ký hợp đồng thuê dài hạn với đơn vị cho thuê, cũng như thực hiện các thỏa thuận liên tục với các nhà cung cấp dịch vụ cho các dịch vụ như internet, điện, dọn dẹp, bảo trì, và nhiều hơn nữa.
Hầu hết các nhà cung cấp này không cho phép sắp xếp linh hoạt, và thường có thêm phí nếu bạn cần trả mặt bằng trước thời hạn hoặc chuyển đến sớm hơn thời hạn trong hợp đồng thuê văn phòng đã ký kết.
Với văn phòng trọn gói, tất cả các dịch vụ này đều do đơn vị cho thuê đảm nhận và được tính trọn gói trong phí thuê hàng tháng mà bạn sẽ trả, bạn sẽ không phải tốn thêm các khoản phí lắc nhắc riêng lẻ như khi thuê văn phòng truyền thống.
2. Không gian làm việc được quản lý, đảm bảo công năng và hiệu suất hoạt động
Với văn phòng trọn gói, không gian được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói. Điều này có nghĩa là khi bạn bước vào cửa lần đầu tiên, bạn sẽ có một văn phòng được trang bị đầy đủ nội thất và kết nối internet, cho phép bạn bắt đầu làm việc ngay lập tức.
Không cần phải ra ngoài và tìm nguồn nhân viên vệ sinh cho văn phòng, tự thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp internet, mua bàn ghế,…Vì nhà cung cấp dịch vụ văn phòng sẽ đảm nhận mọi công việc, kể cả dọn dẹp và họ sẽ đảm bảo rằng văn phòng cũng được kết nối với điện, internet, đường dây điện thoại đầy đủ.
3. Năng suất làm việc được tối ưu
Văn phòng trọn gói được thiết kế để giúp bạn và đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả và tham gia vào công việc của mình. Bằng cách cung cấp cho bạn không gian văn phòng riêng, điều này sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt mà không bị phân tán bởi không gian làm việc chung.
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng đều có nhà cung cấp cà phê hoặc đồ ăn uống miễn phí tại chỗ, cung cấp các lựa chọn nhanh chóng và dễ dàng mà không yêu cầu bạn phải sử dụng dịch vụ bên ngoài.
Internet và điện tại hầu hết các không gian văn phòng trọn gói sẽ có tốc độ cao với nhiều khả năng dự phòng, có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ luôn trực tuyến và có thể trả lời các cuộc gọi và email của khách hàng.
4. Thể hiện sự chuyên nghiệp, là bộ mặt chất lượng của doanh nghiệp
Một văn phòng trọn gói sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn tất cả các thiết bị văn phòng cần thiết để mang lại cho doanh nghiệp của bạn một lợi thế chuyên nghiệp.
Hầu hết các không gian đều cung cấp cho bạn các phòng họp và hội nghị, máy chiếu, không gian tổ chức sự kiện, khu vực tiếp khách và các khu vực tụ họp chung để kết nối và cộng tác.
Họ cũng sẽ có thể xử lý các cuộc gọi điện thoại và thư từ thông qua đội ngũ lễ tân văn phòng của họ. Tất cả những gì bạn cần làm là mời những vị khách của mình và chào đón họ đến không gian văn phòng chuyên nghiệp của bạn.
5. Mang lại hiệu quả về chi phí
Thuê văn phòng truyền thống rất tốn kém và cần cam kết lâu dài. Nó thậm chí có thể đắt hơn rất nhiều dựa trên vị trí của không gian văn phòng bạn thuê.
Bằng cách chuyển doanh nghiệp của bạn sang một văn phòng trọn gói, bạn có thể cắt giảm đáng kể chi phí hàng tháng của mình, vì bạn sẽ chỉ trả một khoản phí thuê hàng tháng cho đơn vị cho thuê chứ không phải trả nhiều lần từng khoản phí lắc nhắc cho chủ mặt bằng và nhà cung cấp các dịch vụ đi kèm khác. Bạn cũng sẽ không bị ràng buộc vào hợp đồng thuê dài hạn, khi có thể ký hợp đồng theo tuần, theo tháng, theo năm,…Tùy vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Với những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể này, bạn có thể tăng đáng kể ngân sách tiếp thị và quảng cáo, cũng như tăng các hoạt động tương tác cho nhân viên của mình.
Không gian chung cho phép bạn truy cập vào một văn phòng sẵn sàng hoạt động ngay sau khi bạn đăng ký dịch vụ. Đây có thể là một yếu tố thay đổi cuộc chơi liên quan đến năng suất, sự sáng tạo và tiềm năng tài chính của bạn.
Vậy văn phòng trọn gói có nhược điểm gì không?
Văn phòng trọn gói thường có diện tích nhỏ nên có thể sẽ không mang lại những ưu điểm ở trên nếu áp dụng với quy mô doanh nghiệp lớn. Vậy nên, tùy loại hình và quy mô doanh nghiệp mà bạn nên lựa chọn mô hình văn phòng cho thuê phù hợp nhất!
Ai nên thuê văn phòng trọn gói?
Như đã đề cập, mô hình văn phòng trọn gói mang đến rất nhiều sự tiện lợi ích và lợi thế cho hoạt động của các doanh nghiệp, nhưng không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phù hợp với loại hình văn phòng thông minh này. Vì vậy, bạn cũng cần cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định của mình.
Galaxy Office xin liệt kê một số loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với mô hình cho thuê văn phòng trọn gói hiện nay:
1. Các công ty khởi nghiệp
Doanh nghiệp mới thành lập, có thể mới chỉ có một thành viên duy nhất. Startup hoàn toàn có thể lựa chọn loại hình Coworking để có một chỗ ngồi làm việc, cũng tiết kiệm hơn so với việc thuê văn phòng mà chỉ ngồi 1 người. Tuy nhiên, đừng bao giờ khởi nghiệp một mình, hãy có những người cộng sự để công việc của bạn sớm đạt được hiệu quả hơn.
Ngoài ra chi phí thuê một văn phòng trọn gói cho từ 1-4 người không cao hơn nhiều so với chi phí thuê một chỗ ngồi Coworking. Vì vậy Văn phòng trọn gói là một lựa chọn rất phù hợp với Startup giai đoạn sơ khai để vừa tiết kiệm chi phí lại có thể linh hoạt số lượng nhân sự làm việc.
2. Các văn phòng đại diện không yêu cầu cao về số lượng
Các đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đừng nên bỏ qua loại hình văn phòng trọn gói. Bởi vì đại diện tuy không có nhiều nhân sự, nhưng việc tiếp khách hàng, đối tác, xử lý các vấn đề sự vụ, tài liệu sẽ trở nên khó khăn nếu chỉ có một mình. Hãy để đội ngũ nhân sự vận hành hỗ trợ bạn bằng việc thuê một văn phòng trọn gói.
Với mức chi phí cố định và minh bạch, cũng như việc thanh toán theo định kỳ, không phát sinh sẽ giúp công ty mẹ tiện lợi hơn với các thủ tục thanh toán từ nước ngoài.
3. Các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa
Tương tự như Startup, nếu đã trải qua giai đoạn đầu tiên khó khăn và bắt đầu cần tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, thì các doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân sự dưới 20-30 người nên lựa chọn văn phòng có sẵn nội thất và dịch vụ hỗ trợ để có thể tiết kiệm chi phí đầu tư tài sản, chi phí vận hành một cách tối đa.
Cần lưu ý gì khi thuê văn phòng trọn gói?
Hãy đảm bảo rằng văn phòng mà doanh nghiệp sẽ thuê đáp ứng được những yêu cầu sau đây:
1. Giá thuê phù hợp và rõ ràng
Giá thuê bao gồm những gì, có phát sinh không, có phí ẩn hay không; làm rõ những chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả ngoài văn phòng (nếu có).
2. Chất lượng hạ tầng đảm bảo
Tình trạng trần, tường, sàn của văn phòng có hỏng hóc gì hay không; cách âm có tốt hay không; hành lang có đáp ứng giao thông trong văn phòng hay không; thang máy có vận hành tốt hay không; hầm để xe có đủ chỗ hay không…
3. Chất lượng nội thất có sẵn phải đáp ứng được nhu cầu
Văn phòng có được bố trí bàn, ghế, tủ có đầy đủ không, mới hay cũ, có hỏng hóc gì hay không; có được thay thế mới trong quá trình sử dụng hay không; có điều kiện bồi thường hay trách nhiệm như thế nào nếu có hỏng hóc trong quá trình sử dụng….
4. Diện tích sử dụng chung như thế nào
Đây là loại hình dịch vụ nằm trong hệ sinh thái văn phòng chia sẻ, do vậy nếu là một văn phòng trọn gói tiêu chuẩn phải đảm bảo những diện tích chung được sử dụng ngoài văn phòng là gì: lễ tân, khu vực tiếp khách, phòng họp, nhà ăn….
5. Tiện ích càng đa dạng càng tốt
Văn phòng phải đảm bảo được các tiện ích thiết yếu cho khách thuê văn phòng như máy in, máy photocopy; bình nước nóng, lạnh, cốc và đồ uống có thể cung cấp; thiết bị hội họp, văn phòng phẩm….
6. Dịch vụ đầy đủ, chuyên nghiệp
Văn phòng full nội thất, văn phòng tiện lợi hay còn gọi là services office nên dịch vụ phải đảm bảo được đi kèm trong giá thuê như phí dịch vụ tòa nhà; tiền điện; tiền internet; chi phí nhân sự vận hành, sửa chữa như IT, Kỹ thuật; dịch vụ vệ sinh, khử khuẩn….
Thuê văn phòng trọn gói như thế nào? Đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói nào uy tín?
Galaxy Office luôn coi trọng sự hài lòng của khách hàng và tự hào với dịch vụ chất lượng cao mà chúng tôi đã mang đến cho hơn 1,700 khách hàng. Bạn cần một không gian làm việc linh hoạt, hiện đại và đa năng? Hãy để Galaxy Office giúp bạn tìm kiếm nơi cho thuê văn phòng trọn gói, nơi bạn sẽ được hưởng sự thuận tiện và chuyên nghiệp trong một môi trường làm việc tốt nhất và bền vững nhất.
Galaxy Office không chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống, cho thuê văn phòng trọn gói mà còn là người bạn đồng hành, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Đội ngũ chuyên viên tư vấn văn phòng của chúng tôi, với hơn 10 năm kinh nghiệm, sẽ tư vấn cho bạn những giải pháp toàn diện và chính xác nhất, dựa trên sự am hiểu sâu sắc về thị trường và đội ngũ nhân sự đa tài của chúng tôi. Với mạng lưới văn phòng rộng khắp với hơn 2,500 tòa nhà văn phòng, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng, đồng thời thúc đẩy sự phát triển ổn định và thành công của doanh nghiệp.
Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng Quận 12 và mong muốn trải nghiệm dịch vụ tốt nhất với chi phí tối ưu nhất hiện nay thì hãy liên hệ ngay Galaxy Office qua hotline: 0939.663.882. Đội ngũ chúng tôi luôn luôn túc trực để có thể hỗ trợ và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất. Vì chúng tôi biết, mỗi giây thời gian được tiết kiệm sẽ mang lại thêm một cơ hội dành cho doanh nghiệp trên thị trường.
Trong trường hợp cần chúng tôi chủ động liên hệ hỗ trợ, quý doanh nghiệp vui lòng điền thông tin vào form dưới đây:
Galaxy Office xin chân thành cảm ơn quý khách đã quan tâm. Chúc quý khách luôn có nhiều niềm vui và đạt được nhiều thành công trong cuộc sống!
Thông tin liên hệ:
- Trụ sở chính: Tầng 9, tòa nhà Diamond Plaza, 34 Lê Duẩn, Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM.
- Chi nhánh: Tầng 4, tòa nhà Vạn Lợi, 24 Đặng Thai Mai, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Tp.HCM.
- Hotline: 0939.663.882
- Email: info@galaxyoffice.vn
#galaxyoffice #chothuevanphong
